办公设备日常保养清单：花十分钟，省一下午

做办公室维护这几年，我接到的活里，有一大半开头都是同一句话：“昨天还好好的，今天突然就不行了。”

打印机卡纸卡到走不动，电脑按电源没反应，投影仪投出来是黑的，网络一阵一阵掉。听上去都很突然，但拆开看过之后，真正属于“突然坏”的其实不多。绝大多数是慢慢坏的，只是坏到最后一步才被看见。搓纸轮是一天天磨平的，散热口是一层层糊住的，风扇是从“有点响”变成“很响”再变成不转的。中间那么长一段时间，没人当回事。

所以我下面写的不是维修，是保养。都是一些十分钟以内能做完的动作，平时顺手做了，后面能省下一个下午。谈不上什么标准流程，就是我自己在用的做法，写下来给同事参考。

打印机和复印机：纸、轮子、纸屑

打印机闹脾气，大多数时候跟纸有关，剩下的跟灰有关。

• 先管纸的存放。整包没拆封的问题不大，拆了封又长期敞着口放在机器边上，潮气一进去就开始卡纸，回南天尤其明显。我的习惯是拆一包用一包，剩下的塞回纸箱或者放进柜子。
• 放纸之前抖一抖。整叠拿起来，捏住两头轻轻弯一下再松开，让纸页之间进点空气，然后才放进纸盒。十秒钟的事，但“一次吸两张”会明显少。
• 擦搓纸轮。断电，拉出纸盒，找到那个橡胶轮子，用不掉毛的布蘸一点清水，擦掉表面那层发亮的粉。轮子发亮就是打滑的前兆。擦完等干再装回去。
• 清走纸通道里的碎屑。卡过纸的地方会留碎屑，攒着就是下一次卡纸的引子。拿镊子夹，或者用吹气球吹，别用嘴吹，口水比灰麻烦。
• 纸别买太差的。那种一抖就掉粉、灰特别大的便宜再生纸，省下的钱基本会以卡纸和换零件的形式还回去，还得搭上人工。

电脑和外设：灰、线、电池

电脑的性能是买的时候定死的，能延长的是寿命。

• 散热口除尘。台式机看机箱的进风口和出风口，笔记本看侧面和转轴那一条缝。关机断电，用气吹和小刷子把浮灰扫掉，灰结成毡就得拆开清。风口堵着，风扇只能一直高转，机器又热又吵，老化也快。
• 键盘和屏幕分开处理。清洁剂别直接往屏幕上喷，液体顺着边框渗进去就麻烦了，喷在布上再擦。键盘先倒过来拍两下，再用气吹吹键缝，比拿湿巾整片抹管用。
• 顺手摸一下电源线和适配器接口。笔记本适配器的接头那一段最容易折，用久了外皮开裂、接触不良。看到外皮破了、插头发热、接头松动，就直接换线，别拿胶带缠着继续用。
• 笔记本别长期满电插着。一直插着电、常年满格，对电池不友好。长期当台式机用的那几台，我会把充电上限调低一点，或者隔一阵子拔掉适配器用一会儿再充。
• 带机械硬盘的机器，运行时别搬。盘还在转的时候挪动，是最直接的伤害。要搬先关机，等它停稳。

显示器和投影仪：散热是命门

• 显示器的散热孔别挡。有人喜欢在显示器后面挂东西，或者紧贴着墙、贴着隔板放，热出不去。屏幕偏色、亮度衰减，有时候不是屏坏了，是它长期在高温里干活。
• 投影仪的滤网要清。这条最容易被忘。滤网糊住，进风不够，内部温度上去，灯泡寿命直接缩短，还可能触发过热保护自己关机。按说明书把滤网抽出来，用气吹或者软毛刷清，能水洗的洗完晾干再装回去。
• 灯泡机别频繁开关。开机有预热，关机有散热，这两个阶段最伤灯泡。刚关掉又立刻开，或者讲两分钟就关、过会儿再开，都是拿寿命换方便。
• 关机后等风扇停稳再断电。指示灯变了、风扇声没了，才算散热结束。直接拔插头，余热闷在里面，下一次开机的风险就记在账上了。

网络设备，和电源线缆

网络设备这块，交换机、路由器、无线接入点，发热都不小，最怕的是闷。

• 别塞进密闭的柜子。关着门的弱电柜对它们来说就是盖被子。夏天一到，莫名其妙掉线、自己重启，很多时候就是这个原因。柜门能留条缝就留条缝，条件允许就加个小风扇往外排风。
• 定期重启不是玄学。设备跑久了，内存和会话表里会堆一堆用不掉的残留，连接数一上去，响应就慢。重启一次把这些清掉、资源重新分配，很多“网络卡”就没了。挑没人的时间做，比如下班以后。
• 线缆贴标签、分个组。这不是洁癖。一团乱麻的时候，要查一根线，光顺着摸就得十几分钟。贴标签、上扎带，省的就是这十几分钟。

电源和线缆我比较较真，因为一旦出事，就不只是设备的事了。

• 插排别串接。插排接插排，看着方便，实际是让最后那一个插排和第一段线扛下了全部电流。
• 别超载。取暖器、电水壶这类大功率的东西，不要和一堆办公设备挤在同一个插排上。摸一下插排和插头，温温的正常，烫手就该拆开用了。
• 老化的线及时换。外皮发硬、开裂、被椅子轮子压扁过的线，不要留着。换一根线的成本，比一次短路低得多。
• UPS 的电池是有寿命的。它不是装上就一劳永逸，电池用几年就衰减，平时不觉得，真停电那一刻才发现顶不住。记一下大概的启用时间，到年头就安排换电池，中间找机会做一次断电测试。

耗材备件，和每季度半小时的清单

耗材这块，我的原则是留底，但别囤。硒鼓、墨盒、网线、鼠标这类东西，坏的时候往往就是急用，手上没有就得等货，一屋子人等一个配件。所以常用型号各留一份底，是合理的。

但别囤过头。密封的硒鼓、墨盒放久了也会出问题，橡胶件会老化，网线的水晶头会氧化，鼠标放着不动也可能受潮。我一般只留一到两份，并且在纸上记个日期，先进先出，别让角落里那一盒放到过期。

上面这些，摊到每天其实没几分钟。要是实在没空天天看，就每个季度挑半个小时，照着下面这张表走一遍。

做完这一遍，你会发现大部分毛病都是在“还能用”的阶段被挑出来的。设备该换的时候还是要换，但至少不会在你最忙的那个下午，用最难看的方式通知你。

本文写于2026-09-08，记录的是当时的情况与做法，未必适用于所有环境，仅供参考。